首页>新闻资讯>行业资讯

控制好项目交付范围,你的项目管理就成功了一半

2019-11-22 00:00:00
49
来自:

一个项目确定了进度、成本和质量,那么就意味这这个项目的范围确定下来了,控制好项目的交付范围,就意味你在进度、成本和质量这三者之间取得了平衡,你的项目管理也就成功了一半。

没有哪个项目的范围是不变的,只是变化的大小和程度不同而已,控制项目的交付范围,意味这项目的交付范围变化可控。

如何控制项目范围的变化,你只要记住这三点就够了。首先是确保你要知道项目的交付范围有哪些;其次是训练你的团队,让他们识别和管理这些范围的变化,最后是沟通。


1、了解项目的交付范围

第一点就是要知道项目的交付范围有哪些,不仅仅项目经理要知道项目的交付范围,项目团队也要了解,项目的利益相关者也要了解,你的客户也必须要知道项目的交付范围。

有许多不同的方式对项目的交付范围进行沟通,项目范围来源于工作说明、商务合同,有时候你通过项目开通会向项目团队以及利益相关者介绍项目范围,但是,仅仅在项目启动阶段介绍一次是不够的,你必须保持每周都要对项目的交付范围进行宣传。

你的项目范围是指,一旦你的项目开始,短期内,人们要知道他们需要做什么,或者他们的职权范围是什么,他们开始考虑如何去完成这些工作。

实际上作为项目经理你已经开始管理项目范围,你需要不断的向你的项目团队重申项目交付范围,也需要向各个利益相关者、最终用户来重申,这是非常重要的一件事。

你可以采取不同的方式来进行重申项目交付范围,如一对一的沟通,发送项目进展周报等。


2.下一步就是要对你的团队成员进行训练,

你不要尝试去控制你的团队成员去和项目客户之间的沟通。你必须要培养你的团队能够识别和理解你的范围,并且知道何时发生了变化。

你要培养团队成员在完成项目任务时的警觉性,团队成员每天都需要和客户进行沟通和交流,他们需要清楚的知道项目的交付范围是什么,这样他们就能大致得出一个范围的推论。

当客户进行微妙的暗示,我现在真的喜欢这样的颜色,这样更改可能更好一些的时候,你的团队成员就知道应不应该接受更改。

如果你的项目成员不能正确的识别项目交付范围的变更,那么可能增加5分钟的工作量,带来的是需要3天的测试或者返工。如果一个项目有十来个5分钟的变更,那么整个项目团队测试的工作量会成指数倍增。

了解交付范围的重要点在于他们应该能够知道从A点到B点,再从B点到C点,最后到达目的地。但是在从B点到C点的过程中,可能客户插入进来需要帮个小忙,那么我们就去了D点,这样整个项目就偏离了最初的C点,无法到达最终的目的地。

所以训练真的很重要,你如何将让你的团队成员识别潜在的范围变化,并且如何有效的管理客户。当客户提出变化时,他们只是简单的对客户说,相信我能做好。

如果确实有大的变化,团队成员可以把需求拿回来,然后和项目经理进行沟通,如果项目经理无法确定,可以提交到项目管理团队进行沟通,来获得承认并确定范围的变化。


3、沟通

最后一个因素是沟通,沟通作为一个项目经理的主要工作,你要和你的团队成员沟通,和项目的利益相关者沟通,你要和客户沟通。

你的工作就是通过沟通项目的交付范围,看项目范围是否存在潜在的变化。不论是项目范围是扩大还是缩小,你都需要进行管理和控制,因为作为一个项目经理需要对项目交付范围负责。


4、小结

所以上面的三个快速提示是关于如何维护和管理你的项目范围变化的。首先确保你的项目团队、项目利益相关者和客户每个人都知道项目范围是什么,并在项目的整个生命周期期间不断的去强化它。

其次确保你的项目团队知道如何识别项目范围的变化,并且能够如何正确的应对客户提出的变化要求而不是直接说“不”,或者把客户的需求传达给项目经理。

最后是通过沟通来管理项目的预期。这个项目要达成一个什么目标,提供一个什么样的产品,是什么的重要组成部分,你作为一个项目经理,要确保不断的进行沟通来对你的项目范围进行管理。